Como el COVID-19 está cambiando las formas de comunicación en las empresas

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Las Empresa han tenido que ajustar sus operaciones, enfocándose en la salud y seguridad de los trabajadores manteniendo la producción. Como resultado de esto tienen que mejorar las comunicaciones de una manera rápida, creíble y abierta, tanto internas con los empleados o trabajadores, como externas con los accionistas, proveedores, clientes, autoridades públicas y los medios de comunicación. En una reciente reunión del grupo de asuntos públicos de la AEM (Association of Equipment Manufacturers), varias de la Empresas Fabricantes de Equipos compartieron varios ejemplos de buenas prácticas en Comunicación y los mecanismos a seguir en respuesta del COVID-19. A continuación, un resumen de los mismos:

COMUNICACIONES INTERNAS

Las Empresas han priorizado las comunicaciones internas con sus empleados haciendo énfasis en la salud y seguridad de los trabajadores. En este sentido han diseñado tres (3) mecanismos para lograr este propósito, a saber:
  • Comenzando desde arriba, los Ejecutivos de las Juntas directivas han realizado comunicaciones rápidas, claras y placenteras para sus empleados. La pandemia creó una serie de interrogantes y miedos que debe ser aclaradas para evitar rumores y malos entendidos. Los comunicadores deben enviar los mismos a los Gerentes para que el efecto cascada les llegue a todos los empleados. La Junta Directiva debe estar alineada para evitar que la información sea mal interpretada y genere confusión.
  • Hacer la Comunicación muy personal, ya que los empleados requieren de una voz auténtica para sentirse a gusto y que realmente le hablen de la realidad de la pandemia, inclusive compartir con los empleados y permitir que ellos hablen acerca de lo que ellos piensan sobre la pandemia y escucharlos sobre cuáles son sus actividades, y hobbies e interactuar con experiencias dentro de su comunidad, permitiéndoles no sentirse que están solos en esta situación lo cual hace que se inspiren mejor al estar en sus casas.
  • Diversidad de Contenido al principio las Empresas enviaban correos al final del día informando sobre las últimas novedades en relación al COVID-19. A medida que la situación se ha venido normalizando, se envían comunicados semanales o videos informativos, otras Empresa realizan actividades en línea a través de un salón principal permitiéndole a los empleados interactuar con los empleados con una gran atmósfera de cordialidad.

UTILIZANDO LA TECNOLOGÍA

Las Empresas motivadas al número creciente de comunicaciones internas, han tenido que utilizar plataformas para fortalecer la comunicación. Tales son los casos, de las plataformas YAMMER Y MICROSOFT TEAMS. Ambas plataformas son ofrecidas por Microsoft y las mismas pueden tener acceso a través de dispositivos fijos tales como laptops o móviles, estas tecnologías les facilitan compartir las informaciones generadas por la Empresa con sus empleados o trabajadores, lo cual permite realizar discusiones en grupo de los problemas planteados. El uso de YAMMER es mejor para temas importantes o específicos y permite socializar mejor con los empleados. Otra plataforma usada por las Empresas que es de libre aplicación es WhatsApp, este es un mecanismo de mensajes de texto usado globalmente y les permite a los empleados enviar mensajes de texto y compartir ideas en diferentes zonas y mantenerse informado sobre normas de salud y seguridad.

CONTINUIDAD EN LOS MECANISMOS PARA ABOGAR SOLUCIONES

Motivado al COVID-19, LOS GOBIERNOS Locales, Estatales y Federales han tenido que implementar nuevas leyes y regulaciones limitando las operaciones de las Empresas o cerrando otras, al mismo tiempo el COVID-19 ha reducido la demanda de un gran número de productos, lo cual ha afectado la actividad financiera de las empresas. Esto ha hecho que las Empresas deban hacer nuevas políticas hacia los empleados para mantener a la Empresa funcionando. Las Empresas deben ser proactivas, y comunicar de cualquier caso positivo de COVID-19, a las autoridades del condado, Distrito o Estado. Adicionalmente, de las comunicaciones con las autoridades locales, Estatales y Federales, muchas Empresa afiliadas a la AEM, han realizado trabajos con los miembros de las diferentes estructuras de la Asociación, por ejemplo, muchas Empresas han identificado recursos y páginas web sobre el COVID 19, de una manera crítica para navegar a través de las regulaciones Estatales y Federales y los fondos de ayuda para mantener el negocio cerrado y hacer planes para abrirlo.

CONVERSANDO SOBRE HISTORIAS

Para mantener la moral en alto, muchas Empresas han compartido historias de cómo los empleados y las Empresas se han enfrentado con soluciones en el combate del COVID-19. Algunas Empresas, han identificado Equipos de protección que pueden ser donados a los hospitales locales. Otras han repotenciado las líneas de producción para producir PPE (Equipos de protección), todas estas historias son importantes para levantar la moral de las Empresas. Si Ud., tiene alguna historia o idea que compartir favor contacte el grupo de trabajo de problemas públicos de la AEM, a través de David Ward dward.

Articulo realizado por DAVID WARD Director del Grupo de Trabajo de problemas públicos de la AEM Y TRADUCIDO AL ESPAÑOL

POR Erich Hartkopf A.

Presidente Ejecutivo

CAVEDREPA

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